Bei Bayer sind wir Visionär*innen und entschlossen, die größten Herausforderungen unseres Planeten zu überwinden und zu einer Welt beizutragen, in der genug Nahrung und ausreichende medizinische Versorgung für alle Menschen keine unerreichbaren Ziele mehr darstellen. Wir tun dies mit Energie, Neugier und purer Hingabe, lernen stets von den Menschen um uns herum, erweitern unsere Denkweise, verbessern unsere Fähigkeiten und definieren das „Unmögliche“ neu. Es gibt viele Gründe, sich uns anzuschließen: Wenn Sie nach einer abwechslungsreichen und bedeutungsvollen beruflichen Zukunft streben, in der Sie gemeinsam mit anderen brillanten Köpfen wirklich etwas bewegen können, möchten wir Sie in unserem Team haben.
Document Office Specialist (alle Geschlechter)
IHRE AUFGABEN UND VERANTWORTLICHKEITEN
- Eigenverantwortliche Organisation von Herstellungserlaubnissen, GMP-Zertifikaten, Produkt-spezifischen Zertifikaten sowie anderen standortspezifischen Dokumenten für regulatorische Einreichungen weltweit
- Regelmäßige Überprüfung und Sicherstellen der Aktualität der Dokumente sowie Mitverantwortung für das fristgerechte Vorliegen von einreichungsrelevanten Dokumenten
- Bereitstellung/Versand der Dokumente entsprechend den nationalen Anforderungen (z.B. Legalisierung (Apostille, Botschaft); Übersetzung) im Original / als Kopie an die anfordernden Länder sowie Organisation von Übersetzungen der Dokumente
- Erstellung, Pflege, Aktualisierung und Bereitstellung von Templates der produktspezifischen Zertifikate
- Interaktion und Kommunikation mit Landesorganisationen in englischer Sprache zu Dokumentenbestellungen, nationalen Anforderungen und Änderungen mit Regulatory Affairs weltweit
- Prozessieren von Legalisierungs-Workflow mit Notar, Behörden, Botschaften, Botendiensten, Übersetzern sowie Archivierung und Nachhalten von Vollmachten (LoAs / PoAs)
- Anlage, Pflege und Aktualisierung einer nachhaltigen Dokumentenablage und des dazugehörigen Tracking-Systems (Document-Office Certificate SharePoint der Bayer AG)
- Selbständige Überprüfung, Zusammenstellung und Weiterleitung von Rechnungen sowie Verantwortung für Freigabe von Rechnungen
WAS SIE MITBRINGEN
- Abgeschlossener, weiterführender Schulabschluss mit abgeschlossener kaufmännischer Berufsausbildung und langjähriger Berufserfahrung
- Erfahrung in der operativen Unterstützung in einer Regulatory Affairs Funktion oder Grundkenntnisse von regulatorischen Anforderungen oder entsprechende mehrjährige Berufserfahrung in der Pharmaindustrie sowie Erfahrung in administrativen Prozessen
- Sehr gute Kenntnisse von elektronischen Textverarbeitungs- und Datenbanksystemen (wie Word, Excel, SharePoint, gegebenenfalls regulatorische Datenbank BRAVE)
- Sehr gute Kenntnisse im Dokumentenmanagement, Kenntnisse von Zulassungsanforderungen sowie Verständnis der unterschiedlichen Legalisierungsschritte und -anforderungen wäre vorteilhaft
- Hohes Maß an Organisationstalent und Verantwortungsbewusstsein sowie ausgeprägtes Talent zur Priorisierung von Aufgaben
- Analytisches und strukturiertes Denkvermögen, ein effizienter Arbeitsstil, Kostenbewusstsein sowie die Fähigkeit zum eigenverantwortlichen Arbeiten
- Sehr gute mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten sowie Erfahrung in interkultureller Kommunikation innerhalb einer globalen Organisation
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind Voraussetzung
WAS WIR BIETEN
Unser Leistungspaket ist flexibel, wertschätzend und auf Ihre Lebensweise zugeschnitten, denn: Was Ihnen wichtig ist, ist uns wichtig!
- Ihre finanzielle Stabilität sichern wir durch ein wettbewerbsfähiges Vergütungspaket, bestehend aus einem attraktiven Monatsentgelt, Jahresbonus, Urlaubsgeld, und Weihnachtsgeld/13. Monatsgehalt.
- Ob hybride Arbeitsmodelle oder Teilzeit: Wann immer es möglich ist, geben wir Ihnen die Flexibilität zu arbeiten wie, wo und wann es für Sie am besten ist.
- Ihre Weiterentwicklung fördern wir durch Zugang zu Lernmöglichkeiten wie LinkedIn Learning und unserer Sprachlernplattform Education First.
- Ihre Gesundheit und einen selbstfürsorglichen Lebensstil unterstützen wir, durch unsere Gesundheitsplattform #machtfit.
- Nachhaltige Mobilität bekräftigen wir, durch klimafreundliche Mobilitätsoptionen wie Jobticket und Bike Sharing.
- Spannende Vorteile und Zugang zu Rabatten von mehr als 150 Marken erhalten Sie mit unserem Corporate-Benefits-Programm.
- Diversität feiern wir in einer inklusiven Arbeitsumgebung, in der Sie willkommen geheißen, unterstützt und ermutigt werden, Ihre ganze Persönlichkeit einzubringen.
Diese Stelle ist auf 12 Monate befristet.
IHRE BEWERBUNG
Dies ist Ihre Chance, sich mit uns gemeinsam den größten globalen Herausforderungen unserer Zeit zu stellen: die Gesundheit der Menschen zu erhalten, die wachsende Weltbevölkerung zu ernähren und den Klimawandel zu verlangsamen. Sie haben eine Stimme, Ideen und Perspektiven, die wir hören möchten. Denn unser Erfolg beginnt mit Ihnen. Seien Sie dabei!
Bayer begrüßt Bewerbungen aller Menschen ungeachtet von ethnischer Herkunft, nationaler Herkunft, Geschlecht, Alter, körperlichen Merkmalen, sozialer Herkunft, Behinderung, Mitgliedschaft in einer Gewerkschaft, Religion, Familienstand, Schwangerschaft, sexueller Orientierung, Geschlechtsidentität oder einem anderen sachfremden Kriterium nach geltendem Recht. Wir bekennen uns zu dem Grundsatz, alle Bewerber*innen fair zu behandeln und Benachteiligungen zu vermeiden.
Standort: Berlin
Division: Pharmaceuticals
Referenzcode: 835021
